HillsidehardwareBOGFØRING OG FAKTURERING
Månedlig bogføringscyklus for danske SMV'er
Hillsidehardware håndterer bogføring, fakturering, kørselsregnskab og årsafslutning for små virksomheder i Danmark. Her er den konkrete proces, vi kører hver måned.
En lille virksomhed mister overblik, når bilag hober sig op, fakturaer ikke bliver fulgt op, og kontoplanen ikke matcher den reelle drift. Resultatet er rod i momsen, forsinkede indberetninger og en revisor, der skal rydde op i december. Hillsidehardware er sat op til at undgå netop det. Vi kører en fast månedlig cyklus for danske SMV'er: afstemning, fakturastyring, udgifts- og kørselsregnskab, basal løn og en årsafslutning, der er klar til revisor.
Nedenfor gennemgår vi, hvad teamet gør, hvordan arbejdsgangen er bygget op, og hvordan du kommer i gang. Det er en servicebeskrivelse, ikke en generel vejledning i regnskabslovgivning.
Hvad teamet tager sig af
Hillsidehardware arbejder med virksomheder, der har brug for en stabil bogholderifunktion uden at ansætte en fuldtidsbogholder. Vi dækker den løbende drift og forberedelsen til årsafslutning. Det betyder konkret:
Månedlig afstemning af bank, kasse og eventuelle betalingsgateways mod bogføringen. Opsætning og vedligeholdelse af kontoplan, så poster lander korrekt fra start. Udstedelse af fakturaer, opfølgning på forfaldne poster og afsendelse af rykkere efter en aftalt rækkefølge. Registrering af kørsel og udgifter med bilagskontrol. Basal lønkørsel, hvor timer, ferie og fradrag indgår i den månedlige pakke. Og til sidst årsafslutningsmateriale, der er sorteret, afstemt og klar til den revisor, I allerede samarbejder med eller ønsker at inddrage.
Vi blander os ikke i jeres forretningsstrategi. Vi sørger for, at tallene er konsistente, sporbare og rettidige, så I kan træffe beslutninger på et ordentligt grundlag.
Sådan ser den månedlige cyklus ud
Processen er den samme hver måned. Den er bygget, så intet afhænger af, at nogen husker en løs opgave i slutningen af perioden.
Uge 1: bilag og bank. Kunden uploader bilag via den aftalte kanal (typisk e-mail, et delt drev eller integration til bogføringssystemet). Vi henter kontoudtog og matcher poster. Uafklarede beløb markeres med det samme, så de ikke ligger stille til næste kvartal.
Uge 2: kontering og kontoplan. Bilag konteres efter den aftalte kontoplan. Hvis en ny type udgift dukker op, opretter vi kontoen og dokumenterer formålet, så den samme type post altid lander det samme sted. Det er den del, der senere gør årsafslutningen hurtigere: revisoren skal ikke gætte, hvad "diverse" dækker over.
Uge 3: fakturaer og rykkere. Udestående salgsfakturaer gennemgås. Forfaldne poster får en rykker efter den kadence, I har godkendt (første påmindelse, formel rykker, eventuelt inkassovarsel). Vi logger hver henvendelse, så I kan se status uden at spørge. Samtidig bogføres indgående fakturaer, så kreditorposten er ajour.
Uge 4: kørsel, udgifter og løn. Kørselsregnskab opgøres ud fra jeres registreringer (kilometer, formål, bil). Udgiftsbilag kontrolleres for momsgrundlag og manglende dokumentation. Basal løn køres: faste lønninger, variable timer, feriepengegrundlag og de fradrag, der er aftalt. Output er en lønspecifikation og de poster, der skal ind i bogføringen.
En månedlig cyklus virker kun, hvis afstemning, fakturaopfølgning og løn sker i samme rytme. Når ét led hoppes over, bliver årsafslutningen en oprydningsøvelse i stedet for en aflevering.
Ved månedens afslutning modtager I et kort statusnotat: afstemte konti, åbne debitorer, afvigelser og eventuelle bilag, vi mangler. Det er ikke en 40-siders rapport. Det er det, I skal bruge for at vide, om driften hænger sammen.
Arbejdet eksempel: en håndværksvirksomhed med tre ansatte
En tømrervirksomhed i Midtjylland kontakter Hillsidehardware i februar. De har kørt bogføring selv i et regneark og et fakturaprogram, der ikke snakker sammen med banken. Debitorerne er spredte. Kørsel er noteret på papir. Løn er blevet håndteret ad hoc.
Første skridt er en opstartsgennemgang. Vi kortlægger bankkonti, eksisterende fakturaværktøj, momsfrekvens og den revisor, de allerede bruger til årsrapporten. Derefter sætter vi kontoplanen op, så materialer, underentreprenører, værktøj og kørsel har egne konti. Bankintegration aktiveres, så poster trækkes automatisk ind til afstemning.
I marts kører den første fulde cyklus. Bilag fra januar og februar ryddes op parallelt, mens marts kører efter den faste ugeplan. To store debitorer, der har ligget over 60 dage, får rykkere. Kørsel for de tre biler samles i én månedlig opgørelse. Løn for de tre ansatte køres med de faste tillæg, de har aftalt. Ved udgangen af marts er banken afstemt, åbne poster er synlige, og der ligger et kort notat hos ejeren.
I løbet af foråret falder den manuelle tid hos ejeren. Han uploader bilag en gang om ugen. Han godkender løn og ser debitorlisten. Resten kører hos os. Når året slutter, afleverer vi et pakket materiale til revisoren: afstemte konti, bilagsoversigt, debitor- og kreditorlister, kørsels- og udgiftsgrundlag samt lønposter. Revisors opgave er revision og årsrapport, ikke at lede efter manglende bilag.
Årsafslutning til revisor
Årsafslutning er ikke en særskilt krise, hvis månederne er kørt korrekt. Hillsidehardware samler periodens poster, sikrer at periodiseringer er på plads, og leverer en mappestruktur, revisoren kan arbejde videre i. Vi indgår ikke i revisionspåtegningen. Vi sørger for, at input er komplet og sporbart.
Det omfatter blandt andet kontrol af, at alle bankkonti er afstemt til balancedagen, at debitorer og kreditorer er afstemt mod underliggende lister, at anlægskartoteket stemmer med bogføringen, og at momsperioderne er lukket uden åbne differencer. Mangler der noget, får I en konkret liste i god tid, ikke tre dage før fristen.
Sådan booker du og kommer i kontakt
Forløbet starter med en kort afklarende samtale. I fortæller, hvilken type virksomhed I driver, hvilke systemer I bruger i dag, og hvad der er mest presserende (efterslæb, fakturaopfølgning, løn eller årsafslutning). Vi vurderer, om opgaven ligger inden for det, vi leverer, og beskriver derefter den månedlige rytme, der passer til jeres volumen.
I booker via kontaktformularen på hillsidehardware-sitet eller ved at skrive direkte til bogføringsteamet på den mail, der er angivet under kontakt. Angiv gerne branchen, antal ansatte og om I allerede har revisor. Så kan vi forberede samtalen og undgå generiske spørgsmål. Efter aftale får I adgang til bilagskanalen og en startdato for første cyklus.
Hillsidehardware arbejder med danske SMV'er, der vil have en forudsigelig bogføringsfunktion. Vi erstatter ikke jeres ledelse og ikke jeres revisor. Vi sørger for, at bilag, fakturaer, kørsel, løn og årsafslutningsmateriale hænger sammen måned efter måned.
Key takeaways
- Hillsidehardware kører en fast månedlig cyklus: bilag og bank, kontering, fakturaer og rykkere, derefter kørsel, udgifter og basal løn.
- Kontoplanen vedligeholdes løbende, så poster er ensartede og årsafslutningen kan afleveres uden oprydning.
- Rykkere følger en aftalt kadence med log, så debitorstatus er synlig uden manuel jagt.
- Årsafslutning leveres som sorteret materiale til jeres revisor; vi indgår ikke i revisionspåtegningen.
- Kontakt sker via hillsidehardware-sitet eller teamets mail med branche, antal ansatte og nuværende setup som udgangspunkt.